Multimedia is al jaren het populairste voordeel in Belgische cafetariaplannen. Medewerkers kiezen massaal voor een smartphone, laptop of tablet via hun brutoloon en dat levert hen netto tot 40% meer op dan een gewone aankoop. Toch aarzelen veel HR-managers nog om het op te zetten. Te complex, te veel werk, geen idee waar te beginnen.
Na 150 onboardingen bij Belgische bedrijven weten we dat het veel eenvoudiger is dan het lijkt. In dit artikel lopen we stap voor stap door het volledige proces.
Check of jouw sector een cafetariaplan toelaat
Niet elk bedrijf kan zomaar een cafetariaplan invoeren. De mogelijkheid hangt af van je paritair comité en de sectorale cao. Het Aanvullend Paritair Comité voor Bedienden (PC 200), met meer dan 400.000 bedienden, laat dit al jaren toe. Sinds 2023 zijn er steeds meer sectoren bijgekomen.
De makkelijkste manier om dit te checken: vraag het aan je sociaal secretariaat. Zij weten meteen of jouw sector in aanmerking komt en welk budget je mag flexibiliseren, vaak de eindejaarspremie of een bonus.
Wat je nodig hebt:
Je paritair comité nummer. Dat staat op de arbeidsovereenkomsten van je medewerkers of je kan het opvragen bij je sociaal secretariaat.
Kies een multimedia provider
Je sociaal secretariaat beheert het cafetariaplan zelf, maar voor de multimedia webshop heb je een aparte provider nodig. Die regelt het assortiment, de bestellingen, de levering en de koppeling met je sociaal secretariaat.
Waar moet je op letten bij de keuze? Dit zijn de criteria die het meeste verschil maken:
Directe koppeling met jouw sociaal secretariaat
Elke bestelling moet automatisch worden verwerkt in het cafetariaplan. Zonder koppeling betekent dit manueel werk voor HR bij elke bestelling.
Geen opstartkosten of platformkosten
Sommige providers rekenen vaste maandelijkse kosten. Bij een goede provider betaal je enkel voor wat medewerkers effectief bestellen.
Breed en actueel assortiment
Apple, Samsung, Lenovo, Dell. Actuele marktprijzen die automatisch worden bijgewerkt. Geen verouderde catalogi.
Helpdesk voor medewerkers
Medewerkers moeten bij vragen of problemen rechtstreeks bij de provider terecht kunnen. Niet via HR.
Duurzame opties in het assortiment
Refurbished toestellen en een trade-in programma maken je cafetariaplan ook aantrekkelijk voor medewerkers die bewust kiezen voor een duurzaam alternatief. Een extra argument in je ESG-verhaal.
Providers vergelijken?
Ontdek op welke criteria je de juiste multimedia provider kiest voor jouw cafetariaplan.
Stel de kaders in voor jouw organisatie
Als HR-manager bepaal jij de kaders. Welke merken mogen medewerkers kiezen? Welke productcategorieën wil je aanbieden? Mogen alle medewerkers hetzelfde budget gebruiken, of verschilt het per functiecategorie? Wil je ook leasing aanbieden naast aankoop?
Geen twee organisaties zijn hetzelfde. Een goede provider denkt mee en configureert het platform naar wat past bij jouw bedrijfscultuur en beleid. Die keuzes worden eenmalig ingesteld. Daarna lopen alle bestellingen automatisch binnen die kaders, zonder manuele tussenkomst van HR.
Communiceer naar je medewerkers
Dit is de stap die het meeste verschil maakt voor de participatiegraad. Een cafetariaplan leeft pas wanneer medewerkers begrijpen wat er mogelijk is en wat het hen concreet oplevert.
Uit onze ervaring met 150 onboardingen blijkt dat bedrijven die bij de lancering een infosessie of workshop organiseren een veel hogere bestellingsgraad halen dan bedrijven die enkel een e-mail sturen. Medewerkers willen weten: hoeveel bespaar ik, hoe bestel ik, wanneer kan ik beginnen?
The Workspace Company organiseert die workshops voor jou. We leggen het proces uit aan je medewerkers, beantwoorden hun vragen en zorgen voor een vliegende start. En voor medewerkers die zelf willen rekenen: onze cafetariaplan calculator toont in 30 seconden wat een toestel naar keuze hen netto kost.
Probeer de cafetariaplan calculatorGo live en laat het automatisch lopen
Eens het platform live staat, is er weinig werk meer aan. Medewerkers bestellen zelf, de koppeling met het sociaal secretariaat verwerkt alles automatisch en leveringen gaan rechtstreeks naar huis. HR krijgt een overzicht maar hoeft nergens op te klikken.
Het enige wat jij als HR-manager nog doet: nieuwe medewerkers activeren en het assortiment eventueel bijsturen op basis van wat goed verkoopt. Dat is het.
Multimedia in je cafetariaplan is geen groot project. Met de juiste provider is het een kwestie van opstarten en daarna laat je het automatisch lopen. De administratie voor HR is minimaal, de tevredenheid bij medewerkers is groot.
Na 150 onboardingen bij Belgische bedrijven weten we dat wanneer de fundamenten goed zitten, de participatie en tevredenheid vanzelf volgen.
Multimedia is al jaren het populairste voordeel in Belgische cafetariaplannen. Medewerkers kiezen massaal voor een smartphone, laptop of tablet via hun brutoloon en dat levert hen netto tot 40% meer op dan een gewone aankoop. Toch aarzelen veel HR-managers nog om het op te zetten. Te complex, te veel werk, geen idee waar te beginnen.
Na 150 onboardingen bij Belgische bedrijven weten we dat het veel eenvoudiger is dan het lijkt. In dit artikel lopen we stap voor stap door het volledige proces.
Check of jouw sector een cafetariaplan toelaat
Niet elk bedrijf kan zomaar een cafetariaplan invoeren. De mogelijkheid hangt af van je paritair comité en de sectorale cao. Het Aanvullend Paritair Comité voor Bedienden (PC 200), met meer dan 400.000 bedienden, laat dit al jaren toe. Sinds 2023 zijn er steeds meer sectoren bijgekomen.
De makkelijkste manier om dit te checken: vraag het aan je sociaal secretariaat. Zij weten meteen of jouw sector in aanmerking komt en welk budget je mag flexibiliseren, vaak de eindejaarspremie of een bonus.
Wat je nodig hebt:
Je paritair comité nummer. Dat staat op de arbeidsovereenkomsten van je medewerkers of je kan het opvragen bij je sociaal secretariaat.
Kies een multimedia provider
Je sociaal secretariaat beheert het cafetariaplan zelf, maar voor de multimedia webshop heb je een aparte provider nodig. Die regelt het assortiment, de bestellingen, de levering en de koppeling met je sociaal secretariaat.
Waar moet je op letten bij de keuze? Dit zijn de criteria die het meeste verschil maken:
Directe koppeling met jouw sociaal secretariaat
Elke bestelling moet automatisch worden verwerkt in het cafetariaplan. Zonder koppeling betekent dit manueel werk voor HR bij elke bestelling.
Geen opstartkosten of platformkosten
Sommige providers rekenen vaste maandelijkse kosten. Bij een goede provider betaal je enkel voor wat medewerkers effectief bestellen.
Breed en actueel assortiment
Apple, Samsung, Lenovo, Dell. Actuele marktprijzen die automatisch worden bijgewerkt. Geen verouderde catalogi.
Helpdesk voor medewerkers
Medewerkers moeten bij vragen of problemen rechtstreeks bij de provider terecht kunnen. Niet via HR.
Duurzame opties in het assortiment
Refurbished toestellen en een trade-in programma maken je cafetariaplan ook aantrekkelijk voor medewerkers die bewust kiezen voor een duurzaam alternatief. Een extra argument in je ESG-verhaal.
Providers vergelijken?
Ontdek op welke criteria je de juiste multimedia provider kiest voor jouw cafetariaplan.
Stel de kaders in voor jouw organisatie
Als HR-manager bepaal jij de kaders. Welke merken mogen medewerkers kiezen? Welke productcategorieën wil je aanbieden? Mogen alle medewerkers hetzelfde budget gebruiken, of verschilt het per functiecategorie? Wil je ook leasing aanbieden naast aankoop?
Geen twee organisaties zijn hetzelfde. Een goede provider denkt mee en configureert het platform naar wat past bij jouw bedrijfscultuur en beleid. Die keuzes worden eenmalig ingesteld. Daarna lopen alle bestellingen automatisch binnen die kaders, zonder manuele tussenkomst van HR.
Communiceer naar je medewerkers
Dit is de stap die het meeste verschil maakt voor de participatiegraad. Een cafetariaplan leeft pas wanneer medewerkers begrijpen wat er mogelijk is en wat het hen concreet oplevert.
Uit onze ervaring met 150 onboardingen blijkt dat bedrijven die bij de lancering een infosessie of workshop organiseren een veel hogere bestellingsgraad halen dan bedrijven die enkel een e-mail sturen. Medewerkers willen weten: hoeveel bespaar ik, hoe bestel ik, wanneer kan ik beginnen?
The Workspace Company organiseert die workshops voor jou. We leggen het proces uit aan je medewerkers, beantwoorden hun vragen en zorgen voor een vliegende start. En voor medewerkers die zelf willen rekenen: onze cafetariaplan calculator toont in 30 seconden wat een toestel naar keuze hen netto kost.
Probeer de cafetariaplan calculatorGo live en laat het automatisch lopen
Eens het platform live staat, is er weinig werk meer aan. Medewerkers bestellen zelf, de koppeling met het sociaal secretariaat verwerkt alles automatisch en leveringen gaan rechtstreeks naar huis. HR krijgt een overzicht maar hoeft nergens op te klikken.
Het enige wat jij als HR-manager nog doet: nieuwe medewerkers activeren en het assortiment eventueel bijsturen op basis van wat goed verkoopt. Dat is het.
Multimedia in je cafetariaplan is geen groot project. Met de juiste provider is het een kwestie van opstarten en daarna laat je het automatisch lopen. De administratie voor HR is minimaal, de tevredenheid bij medewerkers is groot.
Na 150 onboardingen bij Belgische bedrijven weten we dat wanneer de fundamenten goed zitten, de participatie en tevredenheid vanzelf volgen.
Bedankt voor je bericht
Ons team zal je zo snel mogelijk een bericht sturen.
In de tussentijd nodigen wij je uit om eens rond te kijken op onze website.
Vraag nu jouw gratis demo
Na het invullen van dit formulier contacteren we je om een demo in te plannen. In een halfuur tonen we je live hoe je gepersonaliseerde shop voor jouw cafetariaplan of CYOD-project er concreet kan uitzien.
✓ We nemen binnen de 24 uur contact op
✓ Een vrijblijvende kennismaking
✓ 150+ bedrijven gingen je al voor